Có nên giao toàn bộ việc xuất hóa đơn cho kế toán? Vì sao chủ doanh nghiệp cần chủ động quản lý tài chính
Tìm hiểu vì sao chủ doanh nghiệp và kế toán nên làm việc trên cùng một nền tảng để quản lý hóa đơn, chia sẻ thông tin và chủ động kiểm soát hoạt động tài chính.
Bạn điều hành doanh nghiệp, trực tiếp làm việc với khách hàng, thống nhất giá cả và cung cấp dịch vụ. Nhưng khi cần tạo báo giá, xuất hóa đơn hoặc kiểm tra thông tin thanh toán, bạn lại phải nhờ kế toán xử lý.
Bạn gửi thông tin qua Zalo, email hoặc bảng tính. Kế toán tiếp nhận, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và xử lý các công việc liên quan. Nếu muốn kiểm tra một hóa đơn đã xuất, bạn phải hỏi kế toán. Nếu cần biết khách hàng nào còn chưa thanh toán, bạn lại phải chờ tổng hợp thông tin.
Cách làm này có thể hoạt động khi doanh nghiệp còn nhỏ. Nhưng khi số lượng khách hàng và giao dịch tăng lên, việc phụ thuộc hoàn toàn vào kế toán có thể khiến chủ doanh nghiệp mất đi sự chủ động và khả năng kiểm soát thông tin.
Ngược lại, kế toán cũng cần sự phối hợp từ chủ doanh nghiệp. Khi thiếu thông tin về giao dịch, giá trị hợp đồng hoặc nội dung dịch vụ, kế toán phải liên hệ để xác nhận trước khi xử lý.
Chủ doanh nghiệp và kế toán cần làm việc cùng nhau, thay vì phụ thuộc vào việc chuyển tiếp thông tin qua lại.
1. Vấn đề khi toàn bộ việc xuất hóa đơn nằm ở kế toán
Phần mềm kế toán được thiết kế để hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán, thuế và báo cáo tài chính. Đây là những công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần được xử lý chính xác.
Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh hàng ngày không chỉ xoay quanh kế toán.
Chủ doanh nghiệp là người trực tiếp biết khách hàng đã mua gì, mức giá đã thống nhất, dịch vụ nào đã hoàn thành và khoản thanh toán nào còn đang chờ. Nếu tất cả thông tin này phải đi qua kế toán trước khi được cập nhật vào hệ thống, doanh nghiệp có thể gặp một số vấn đề.
Thiếu khả năng theo dõi trực tiếp
Chủ doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có quyền truy cập vào phần mềm kế toán. Ngay cả khi có, giao diện và cách tổ chức thông tin thường phục vụ nghiệp vụ kế toán hơn là nhu cầu theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Muốn kiểm tra một hóa đơn, tìm thông tin khách hàng hoặc xem tình trạng thanh toán, chủ doanh nghiệp có thể phải nhờ kế toán hỗ trợ.
Thông tin bị phân tán
Thông tin khách hàng nằm trong CRM hoặc danh bạ. Báo giá được gửi qua email. Thông tin thanh toán nằm trong tin nhắn. Hóa đơn lại được lưu trong phần mềm kế toán.
Khi dữ liệu nằm ở nhiều nơi, việc tìm kiếm, đối chiếu và cập nhật trở nên mất thời gian hơn.
Phụ thuộc vào việc trao đổi qua lại
Chủ doanh nghiệp phải gửi thông tin cho kế toán, giải thích nội dung giao dịch, xác nhận giá trị và kiểm tra lại dữ liệu trước khi xuất hóa đơn.
Ở chiều ngược lại, kế toán cũng thường phải hỏi chủ doanh nghiệp về những thông tin mà chỉ người trực tiếp làm việc với khách hàng mới nắm rõ. Ví dụ: dịch vụ thực tế đã cung cấp, giá trị cuối cùng được thống nhất, khoản thanh toán đã nhận hay một thay đổi trong hợp đồng.
Nếu thông tin không được lưu trữ tập trung, mỗi lần cần xác nhận lại phải tìm tin nhắn, email hoặc liên hệ trực tiếp. Điều này tạo ra nhiều công việc hành chính không cần thiết cho cả hai bên.
Công việc bị gián đoạn khi kế toán không có mặt
Kế toán cũng có lịch làm việc, kỳ nghỉ và những công việc riêng. Có những lúc kế toán nghỉ phép, bị ốm, đang xử lý công việc cho khách hàng khác hoặc đơn giản là chưa thể phản hồi ngay.
Trong khi đó, hoạt động kinh doanh vẫn tiếp tục.
Khách hàng có thể cần báo giá mới, yêu cầu hóa đơn, xác nhận thông tin thanh toán hoặc cập nhật chứng từ. Nếu chủ doanh nghiệp không thể tự truy cập thông tin cần thiết, những việc này có thể bị trì hoãn chỉ vì người phụ trách kế toán đang không có mặt.
Vấn đề không phải là kế toán không hoàn thành trách nhiệm, mà là doanh nghiệp đang phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân để tiếp cận thông tin của chính mình.
Doanh nghiệp cần có khả năng tiếp tục theo dõi hoạt động và xử lý những công việc phù hợp ngay cả khi kế toán tạm thời không sẵn sàng.
2. Vì sao chủ doanh nghiệp nên tham gia vào việc quản lý hóa đơn?
Chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải tự làm tất cả nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên, họ nên chủ động nắm được thông tin cơ bản liên quan đến từng giao dịch.
Ví dụ:
- Khách hàng là ai?
- Doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gì?
- Giá trị giao dịch đã thống nhất là bao nhiêu?
- Báo giá đã được gửi và xác nhận chưa?
- Khách hàng đã thanh toán chưa?
- Hóa đơn đã được lập và gửi chưa?
- Còn khoản tiền nào khách hàng chưa thanh toán?
Đây đều là thông tin gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh.
Kế toán có chuyên môn về thuế, chứng từ và các quy định liên quan. Chủ doanh nghiệp hiểu rõ giao dịch, khách hàng và thỏa thuận thương mại.
Hai bên có những vai trò khác nhau nhưng cần cùng tiếp cận một nguồn thông tin thống nhất.
Chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh. Kế toán đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được xử lý đúng cách.
3. Lợi ích khi chủ doanh nghiệp và kế toán làm việc trên cùng một nền tảng
Thay vì chuyển tiếp thông tin giữa nhiều công cụ, doanh nghiệp có thể sử dụng một nền tảng chung để chủ doanh nghiệp và kế toán cùng làm việc.
Điều quan trọng là việc cộng tác cần hoạt động theo cả hai chiều.
Chủ doanh nghiệp có thể mời kế toán tham gia để cùng quản lý thông tin và xử lý hóa đơn. Ngược lại, kế toán cũng có thể mời chủ doanh nghiệp tham gia khi cần xác nhận giao dịch, bổ sung thông tin hoặc phối hợp xử lý công việc.
| Chủ doanh nghiệp | Kế toán |
|---|---|
| Quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp | Truy cập thông tin giao dịch |
| Tạo và gửi báo giá | Kiểm tra thông tin trước khi lập hóa đơn |
| Theo dõi hóa đơn đã phát hành | Kiểm tra và xử lý nghiệp vụ hóa đơn |
| Theo dõi các khoản thanh toán | Đối chiếu thông tin phục vụ kế toán |
| Cung cấp thông tin về giao dịch | Yêu cầu chủ doanh nghiệp xác nhận khi cần |
| Nắm được tình hình kinh doanh | Quản lý chứng từ và công việc kế toán |
Cách làm việc này mang lại một số lợi ích thiết thực:
Cùng nhìn thấy một bộ dữ liệu: Cả chủ doanh nghiệp và kế toán đều làm việc với thông tin được cập nhật tập trung, hạn chế việc sử dụng các phiên bản dữ liệu khác nhau.
Trao đổi trực tiếp khi cần: Kế toán có thể chủ động mời chủ doanh nghiệp tham gia để xác nhận thông tin, thay vì phải tìm kiếm qua nhiều tin nhắn và email. Chủ doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu kế toán cùng xử lý những vấn đề liên quan đến hóa đơn và chứng từ.
Chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh: Chủ doanh nghiệp có thể tự kiểm tra thông tin và theo dõi các giao dịch mà không phải chờ kế toán tổng hợp.
Kế toán có đủ thông tin để làm việc: Kế toán có thể truy cập dữ liệu giao dịch từ nguồn ban đầu, giảm việc phải hỏi lại hoặc nhập lại thông tin.
Không bị phụ thuộc vào một người duy nhất: Khi kế toán nghỉ phép hoặc tạm thời không có mặt, chủ doanh nghiệp vẫn có thể truy cập thông tin kinh doanh cần thiết. Tương tự, kế toán có thể chủ động yêu cầu chủ doanh nghiệp bổ sung thông tin khi cần xử lý công việc.
Dễ dàng bàn giao công việc: Thông tin doanh nghiệp được lưu trữ tập trung, giúp quá trình thay đổi người phụ trách kế toán thuận tiện hơn.
4. Mời kế toán hoặc chủ doanh nghiệp cùng làm việc trên invoi.vn
invoi.vn được xây dựng để kết nối chủ doanh nghiệp và kế toán trên cùng một nền tảng.
Điểm quan trọng là cả hai bên đều có thể bắt đầu việc cộng tác.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn có thể mời kế toán tham gia vào không gian làm việc của mình để cùng quản lý khách hàng, báo giá và hóa đơn.
Nếu bạn là kế toán, bạn cũng có thể mời chủ doanh nghiệp tham gia khi cần họ cung cấp thông tin, xác nhận giao dịch hoặc phối hợp xử lý công việc.
Cả hai cùng làm việc trên một không gian chung thay vì phải chuyển tiếp dữ liệu qua nhiều công cụ.
Cách hoạt động
- Tạo không gian làm việc trên Invoi: Chủ doanh nghiệp hoặc kế toán thiết lập không gian làm việc cho doanh nghiệp.
- Mời người còn lại tham gia: Gửi lời mời để chủ doanh nghiệp hoặc kế toán cùng truy cập không gian làm việc.
- Cùng quản lý thông tin: Chủ doanh nghiệp có thể tạo báo giá, quản lý khách hàng và theo dõi giao dịch.
- Phối hợp xử lý công việc: Kế toán truy cập thông tin liên quan để kiểm tra và xử lý nghiệp vụ. Khi cần thêm thông tin, kế toán có thể trao đổi trực tiếp với chủ doanh nghiệp trong cùng môi trường làm việc.
- Duy trì khả năng theo dõi: Cả hai có thể tiếp cận thông tin được lưu trữ tập trung, thay vì phụ thuộc vào một người để tìm lại dữ liệu.
Không cần chọn giữa tự quản lý và thuê kế toán
Sử dụng Invoi không có nghĩa là chủ doanh nghiệp phải tự làm kế toán hoặc thay thế phần mềm kế toán chuyên dụng.
Chủ doanh nghiệp vẫn có thể thuê kế toán nội bộ hoặc dịch vụ kế toán bên ngoài. Điểm khác biệt là cả hai bên đều có thể tiếp cận thông tin cần thiết và phối hợp trực tiếp trên cùng một nền tảng.
Chủ doanh nghiệp có thể chủ động quản lý khách hàng, báo giá và hóa đơn. Kế toán có thể tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn, đồng thời dễ dàng yêu cầu chủ doanh nghiệp cung cấp thông tin khi cần.
5. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
Nếu hiện tại toàn bộ việc lập và quản lý hóa đơn đều do kế toán phụ trách, bạn không cần thay đổi mọi thứ ngay lập tức.
Có thể bắt đầu bằng những bước nhỏ:
- Đưa thông tin khách hàng và nhà cung cấp lên một nền tảng chung.
- Tạo báo giá và lưu lại thông tin giao dịch.
- Theo dõi hóa đơn đã phát hành và tình trạng thanh toán.
- Mời kế toán hoặc chủ doanh nghiệp cùng tham gia không gian làm việc.
- Thống nhất cách phối hợp khi cần xác nhận hoặc bổ sung thông tin.
Khi thông tin được cập nhật ngay từ đầu, cả chủ doanh nghiệp và kế toán đều tiết kiệm được thời gian, đồng thời giảm nguy cơ thiếu sót khi chuyển giao dữ liệu.
Kết luận
Kế toán là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nhưng chủ doanh nghiệp không nên phải phụ thuộc hoàn toàn vào kế toán chỉ để biết chuyện gì đang diễn ra với hóa đơn và các giao dịch của mình.
Ngược lại, kế toán cũng không nên phải liên tục tìm kiếm chủ doanh nghiệp qua tin nhắn và email mỗi khi cần xác nhận thông tin.
Một quy trình làm việc tốt cho phép cả hai bên chủ động kết nối, cùng tiếp cận dữ liệu và phối hợp xử lý công việc, mỗi người phụ trách phần việc phù hợp với chuyên môn của mình.
invoi.vn kết nối chủ doanh nghiệp và kế toán trên cùng một nền tảng. Bạn có thể mời kế toán, hoặc kế toán có thể mời bạn, để cùng quản lý khách hàng, báo giá, hóa đơn và thông tin giao dịch một cách chủ động hơn.
Tạo tài khoản Invoi miễn phí và mời người cộng tác cùng làm việc.
Bài viết liên quan: