Điều khoản thanh toán trong báo giá: Cách viết rõ ràng để tránh chậm thu tiền

Một báo giá tốt không chỉ cho khách hàng biết dịch vụ của bạn có giá bao nhiêu. Nó còn cần làm rõ khách hàng sẽ thanh toán khi nào, thanh toán bằng cách nào và cần đáp ứng những điều kiện gì.

Nếu những thông tin này không được thống nhất ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp phải những tình huống quen thuộc: khách hàng đồng ý với mức giá nhưng chưa chuyển khoản đặt cọc, dự án đã hoàn thành nhưng khoản thanh toán cuối cùng vẫn bị trì hoãn, hoặc hai bên không thống nhất được thời điểm cần thanh toán.

Điều khoản thanh toán rõ ràng giúp cả hai bên hiểu những gì đã thống nhất trước khi công việc bắt đầu. Đây cũng là một bước quan trọng để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý dòng tiền.

Nếu bạn chưa rõ báo giá là gì và khác hóa đơn như thế nào, hãy đọc thêm bài viết Báo giá là gì? Khác gì với hóa đơn? trước khi tìm hiểu cách xây dựng điều khoản thanh toán phù hợp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết điều khoản thanh toán trong báo giá, các hình thức thanh toán phổ biến và những ví dụ thực tế dành cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

1. Điều khoản thanh toán trong báo giá là gì?

Điều khoản thanh toán là phần nêu rõ cách thức và thời điểm khách hàng cần thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.

Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên, điều khoản này có thể bao gồm:

• Số tiền cần thanh toán: Toàn bộ giá trị hoặc một phần giá trị của báo giá.
• Thời điểm thanh toán: Trước khi bắt đầu công việc, sau khi hoàn thành một giai đoạn hoặc vào một ngày cụ thể.
• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng hoặc phương thức khác mà hai bên chấp nhận.
• Lịch thanh toán: Các khoản thanh toán được chia thành nhiều đợt nếu dự án kéo dài.
• Điều kiện liên quan: Các điều kiện về đặt cọc, nghiệm thu, bàn giao hoặc thay đổi phạm vi công việc, nếu có.

Không phải báo giá nào cũng cần điều khoản phức tạp. Với một công việc nhỏ, một câu ngắn gọn có thể là đủ. Với một dự án kéo dài nhiều tháng, lịch thanh toán chi tiết sẽ giúp cả hai bên dễ theo dõi hơn.

2. Các hình thức thanh toán phổ biến trong báo giá

Không có một phương án phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Cách thanh toán nên phụ thuộc vào loại dịch vụ, quy mô dự án, chi phí ban đầu và thỏa thuận với khách hàng.

Thanh toán toàn bộ trước khi bắt đầu

Khách hàng thanh toán toàn bộ giá trị trước khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

Hình thức này có thể phù hợp với dịch vụ có phạm vi rõ ràng, giá trị nhỏ hoặc các gói dịch vụ được thanh toán trước.

Ví dụ:

Thanh toán 100% giá trị báo giá trước khi dịch vụ bắt đầu.

Với những dự án có giá trị lớn, yêu cầu thanh toán toàn bộ trước có thể khiến khách hàng ngần ngại. Doanh nghiệp nên cân nhắc mức độ phù hợp với dịch vụ và mối quan hệ với khách hàng.

Đặt cọc trước, thanh toán phần còn lại sau

Khách hàng thanh toán một phần giá trị trước khi công việc bắt đầu, sau đó thanh toán phần còn lại theo thỏa thuận.

Đây là phương án có thể phù hợp với các dự án thiết kế, marketing, phát triển phần mềm hoặc những dịch vụ đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư thời gian và nguồn lực từ đầu.

Ví dụ:

Thanh toán trước 50% giá trị báo giá để xác nhận dự án và bắt đầu triển khai. 50% còn lại được thanh toán sau khi hoàn thành công việc, theo thỏa thuận giữa hai bên.

Tỷ lệ đặt cọc có thể thay đổi tùy theo dự án. Điều quan trọng là nêu rõ số tiền hoặc tỷ lệ cần thanh toán, thời điểm thanh toán và điều kiện để bắt đầu công việc.

Thanh toán theo từng giai đoạn

Với những dự án kéo dài hoặc có nhiều hạng mục, doanh nghiệp có thể chia khoản thanh toán thành nhiều đợt.

Mỗi đợt nên gắn với một mốc công việc cụ thể để cả hai bên biết khi nào khoản thanh toán đến hạn.

Ví dụ:

Một dự án thiết kế website trị giá 60.000.000 đồng có thể áp dụng lịch thanh toán như sau:

Giai đoạn	Tỷ lệ thanh toán	Số tiền
Xác nhận dự án	30%	18.000.000đ
Hoàn thành thiết kế	30%	18.000.000đ
Hoàn thành phát triển website	30%	18.000.000đ
Bàn giao cuối cùng	10%	6.000.000đ
Tổng cộng	100%	60.000.000đ

Đây chỉ là một ví dụ minh họa. Tỷ lệ và mốc thanh toán thực tế nên được thống nhất dựa trên phạm vi công việc và thỏa thuận giữa hai bên.

Mẹo: Cân nhắc tạo báo giá riêng cho từng đợt thanh toán

Với những dự án có nhiều đợt thanh toán, bạn nên cân nhắc tạo báo giá riêng cho từng đợt thay vì đưa tất cả các khoản thanh toán vào một báo giá duy nhất.

Cách này giúp mỗi báo giá thể hiện rõ số tiền cần thanh toán, nội dung công việc tương ứng và các thông tin liên quan. Khi đến thời điểm xuất hóa đơn VAT cho một khoản thanh toán, bạn cũng dễ xác định thông tin cần sử dụng hơn.

Tuy nhiên, tạo báo giá riêng cho từng đợt không phải lúc nào cũng cần thiết. Với dự án chỉ có một hoặc hai đợt thanh toán, một báo giá kèm lịch thanh toán rõ ràng có thể đã đủ. Hãy chọn cách quản lý phù hợp với quy mô dự án và thỏa thuận với khách hàng.

Thanh toán định kỳ

Đối với các dịch vụ cung cấp liên tục như marketing, tư vấn, kế toán hoặc bảo trì phần mềm, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức thanh toán định kỳ theo tháng hoặc theo quý.

Ví dụ:

Phí dịch vụ được thanh toán vào ngày 05 hằng tháng cho kỳ dịch vụ tương ứng, theo thỏa thuận giữa hai bên.

Cần làm rõ khách hàng thanh toán trước hay sau kỳ dịch vụ, ngày đến hạn và những hạng mục được bao gồm trong phí định kỳ.

3. Cách viết điều khoản thanh toán rõ ràng

Một điều khoản tốt không nhất thiết phải dài. Nó cần trả lời được ba câu hỏi: Khách hàng phải trả bao nhiêu, khi nào phải trả và thanh toán bằng cách nào?

Ghi rõ số tiền hoặc tỷ lệ thanh toán

Tránh chỉ ghi những cụm từ như "đặt cọc theo thỏa thuận" hoặc "thanh toán theo tiến độ" nếu chưa có lịch cụ thể.

Thay vào đó, hãy ghi rõ tỷ lệ hoặc số tiền của từng đợt.

Ví dụ, thay vì:

Khách hàng thanh toán theo tiến độ dự án.

Hãy viết:

Khách hàng thanh toán 40% giá trị dự án khi xác nhận báo giá và 60% còn lại sau khi hoàn thành các hạng mục đã thống nhất.

Xác định thời điểm thanh toán

Các cụm từ như "sau khi hoàn thành" hoặc "khi bàn giao" có thể được hiểu khác nhau nếu hai bên chưa thống nhất điều kiện cụ thể.

Hãy nêu rõ mốc thời gian hoặc sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Ví dụ:

Khoản thanh toán cuối cùng đến hạn trong vòng 07 ngày kể từ ngày khách hàng xác nhận nghiệm thu các hạng mục đã thống nhất.

Nếu khoản thanh toán phụ thuộc vào việc nghiệm thu, nên xác định rõ cách thức xác nhận và phạm vi công việc cần nghiệm thu.

Ghi rõ phương thức thanh toán

Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng, hãy cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, chẳng hạn:

• Tên chủ tài khoản.
• Số tài khoản.
• Tên ngân hàng.
• Nội dung chuyển khoản cần ghi, nếu có.

Thông tin này giúp khách hàng thực hiện thanh toán thuận tiện hơn và giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu giao dịch khi tiền về tài khoản.

Thống nhất các điều kiện liên quan

Với những dự án phức tạp hơn, doanh nghiệp nên làm rõ thêm các điều kiện có thể ảnh hưởng đến thanh toán, chẳng hạn:

• Điều kiện và thời điểm bắt đầu công việc.
• Phạm vi dịch vụ đã bao gồm trong giá.
• Cách xử lý khi khách hàng yêu cầu thay đổi phạm vi công việc.
• Điều kiện nghiệm thu và bàn giao.
• Chính sách hủy, hoàn tiền hoặc xử lý khoản đặt cọc, nếu có.

Các điều khoản này cần phù hợp với thỏa thuận thực tế và quy định pháp luật áp dụng. Với dự án có giá trị lớn, nên thể hiện các điều kiện quan trọng trong hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận phù hợp, không chỉ dựa vào một dòng ghi chú trong báo giá.

4. Ví dụ điều khoản thanh toán cho các doanh nghiệp dịch vụ

Dưới đây là một số mẫu ngắn mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp với công việc của mình.

Công ty thiết kế

Khách hàng thanh toán 50% giá trị báo giá sau khi xác nhận báo giá và trước khi bắt đầu dự án. 50% còn lại được thanh toán sau khi hoàn thành các hạng mục thiết kế đã thống nhất và trước khi bàn giao tệp thiết kế cuối cùng.

Công ty marketing

Phí dịch vụ được thanh toán theo tháng. Khách hàng thanh toán trước ngày 05 của mỗi tháng cho kỳ dịch vụ tương ứng. Các hạng mục phát sinh ngoài phạm vi dịch vụ đã thống nhất sẽ được báo giá riêng và chỉ triển khai sau khi được khách hàng xác nhận.

Công ty phát triển phần mềm

Giá trị dự án được thanh toán theo ba đợt: 30% khi xác nhận dự án, 40% sau khi hoàn thành giai đoạn phát triển và 30% sau khi hoàn tất kiểm thử, nghiệm thu và bàn giao theo phạm vi đã thống nhất.

Các ví dụ trên chỉ nhằm minh họa cách trình bày. Doanh nghiệp cần điều chỉnh tỷ lệ, thời điểm thanh toán và điều kiện bàn giao theo đặc thù dịch vụ của mình.

5. Những sai lầm thường gặp khi ghi điều khoản thanh toán

Ngay cả khi báo giá đã có giá và phạm vi công việc rõ ràng, một số thiếu sót nhỏ vẫn có thể khiến việc thanh toán trở nên phức tạp.

Chỉ nói về giá mà không nói về thời điểm thanh toán

Khách hàng có thể đồng ý với giá nhưng hai bên vẫn chưa thống nhất khi nào cần thanh toán. Hãy xác định lịch thanh toán trước khi bắt đầu công việc.

Đưa ra điều kiện thanh toán quá muộn

Nếu yêu cầu đặt cọc hoặc điều kiện thanh toán chỉ được thông báo sau khi khách hàng đã chấp nhận báo giá, điều đó có thể tạo ra hiểu lầm. Nên trao đổi và thống nhất từ đầu.

Không cập nhật báo giá khi phạm vi công việc thay đổi

Khi khách hàng yêu cầu thêm hạng mục hoặc thay đổi yêu cầu ban đầu, hãy xác nhận phần công việc bổ sung, chi phí và ảnh hưởng đến lịch thanh toán trước khi triển khai.

Thiếu thông tin chuyển khoản

Khách hàng có thể phải liên hệ lại để xin thông tin ngân hàng, làm chậm quá trình thanh toán. Cung cấp thông tin thanh toán ngay trên báo giá sẽ giúp giảm những bước trao đổi không cần thiết.

Không theo dõi các khoản đến hạn

Khi quản lý nhiều khách hàng cùng lúc, doanh nghiệp có thể quên khoản đặt cọc chưa nhận được hoặc khoản thanh toán cuối cùng đã đến hạn. Hãy có một cách theo dõi trạng thái từng báo giá và khoản thanh toán để chủ động nhắc khách hàng khi cần.

6. Từ báo giá đến thanh toán: Làm sao để khách hàng dễ thực hiện hơn?

Điều khoản rõ ràng giúp khách hàng biết mình cần thanh toán khi nào. Nhưng trải nghiệm thanh toán cũng rất quan trọng.

Một báo giá chuyên nghiệp nên giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy:

• Tổng giá trị cần thanh toán.
• Khoản đặt cọc hoặc số tiền cần thanh toán ở từng giai đoạn.
• Ngày đến hạn hoặc điều kiện thanh toán.
• Thông tin tài khoản nhận tiền.
• Mã QR thanh toán, nếu phù hợp với phương thức chuyển khoản của khách hàng.

Mã QR giúp khách hàng thực hiện chuyển khoản thuận tiện hơn mà không cần nhập lại toàn bộ thông tin tài khoản. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên ghi đầy đủ thông tin ngân hàng để khách hàng có thể kiểm tra trước khi thanh toán.

Quan trọng hơn, báo giá cần dễ tạo, dễ gửi và dễ theo dõi. Khi báo giá được lưu trữ cùng thông tin khách hàng và trạng thái thanh toán, doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn trong việc kiểm tra báo giá nào đã được chấp nhận, khoản nào đã nhận và khoản nào còn cần theo dõi.

7. Tạo báo giá và xuất hóa đơn VAT thuận tiện hơn với invoi.vn

Với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, báo giá thường là một trong những tài liệu đầu tiên được gửi cho khách hàng. Một báo giá rõ ràng giúp thể hiện sự chuyên nghiệp, thống nhất phạm vi công việc và đặt kỳ vọng thanh toán ngay từ đầu.

Nhưng công việc không dừng lại khi khách hàng chấp nhận báo giá. Khi đến thời điểm xuất hóa đơn VAT, doanh nghiệp vẫn cần sử dụng những thông tin đã thống nhất như tên khách hàng, nội dung dịch vụ và giá trị giao dịch.

Invoi.vn giúp bạn chuyển báo giá thành hóa đơn VAT mà không cần nhập lại thủ công những thông tin đã có.

Vì phần lớn thông tin trên báo giá cũng được sử dụng khi lập hóa đơn VAT, bạn có thể tận dụng dữ liệu sẵn có để tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót do nhập liệu nhiều lần.

Điều này cũng giúp việc xuất hóa đơn không nhất thiết phải bắt đầu và kết thúc ở kế toán. Chủ doanh nghiệp hoặc người trực tiếp làm việc với khách hàng có thể tạo báo giá và chuẩn bị thông tin giao dịch, sau đó chuyển thành hóa đơn VAT khi cần. Kế toán vẫn có thể tham gia kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ cần thiết.

Khi báo giá và hóa đơn được quản lý trên cùng một nền tảng, cả chủ doanh nghiệp lẫn kế toán đều có thể làm việc với cùng một nguồn thông tin, hạn chế việc trao đổi qua lại hoặc tìm kiếm dữ liệu ở nhiều nơi.

Với Invoi, bạn có thể:

• Tạo báo giá chuyên nghiệp với thông tin dịch vụ và điều khoản thanh toán rõ ràng.
• Thêm thông tin chuyển khoản và mã QR để khách hàng thanh toán thuận tiện hơn.
• Chuyển báo giá thành hóa đơn VAT mà không phải nhập lại thủ công những thông tin đã có.
• Quản lý thông tin khách hàng, báo giá và hóa đơn trên cùng một nền tảng.

Tạo báo giá, quản lý thông tin và xuất hóa đơn VAT thuận tiện hơn với invoi.vn.

Kết luận

Điều khoản thanh toán không chỉ là một dòng thông tin bổ sung trong báo giá. Đó là cách doanh nghiệp và khách hàng thống nhất kỳ vọng trước khi công việc bắt đầu.

Dù bạn chọn thanh toán trước, đặt cọc hay chia thành nhiều đợt, hãy ghi rõ số tiền, thời điểm thanh toán và các điều kiện liên quan. Kết hợp với thông tin chuyển khoản đầy đủ và quy trình theo dõi phù hợp, bạn có thể giảm những hiểu lầm không cần thiết và quản lý dòng tiền chủ động hơn.

Một báo giá tốt không chỉ giúp khách hàng hiểu giá trị dịch vụ. Nó còn giúp cả hai bên hiểu rõ bước tiếp theo.