USB token là gì? Có cần USB token để xuất hóa đơn điện tử không?

Tìm hiểu cách USB token hoạt động, những bất tiện khi sử dụng và giải pháp ký số HSM tích hợp miễn phí trong mọi tài khoản invoi.vn.

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam, bạn có thể được yêu cầu cắm USB token vào máy tính để ký hóa đơn. Nhưng USB token là gì? Có bắt buộc phải sử dụng USB token để xuất hóa đơn điện tử không? Và liệu có cách nào ký số mà không cần thiết bị vật lý này?

Bài viết dưới đây giải thích những kiến thức cơ bản về USB token, quy định pháp luật liên quan đến chữ ký số, các bất tiện khi sử dụng và cách invoi.vn giúp doanh nghiệp ký số thuận tiện hơn với HSM.

1. USB token là gì?

USB token là thiết bị phần cứng nhỏ dùng để lưu trữ khóa mật mã và chứng thư số phục vụ việc ký số.

Doanh nghiệp thường sử dụng USB token để ký hóa đơn điện tử, ký tờ khai thuế và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

USB token không lưu trữ hóa đơn. Thay vào đó, thiết bị bảo vệ khóa ký số và cho phép phần mềm thực hiện thao tác ký bằng khóa mật mã tương ứng với chứng thư số.

USB token hoạt động như thế nào?

Quy trình ký hóa đơn điện tử bằng USB token thường gồm các bước:

1. Lập hóa đơn: Doanh nghiệp tạo hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử.
2. Kết nối thiết bị: Người dùng cắm USB token vào máy tính và nhập mã PIN nếu được yêu cầu.
3. Ký số: Phần mềm sử dụng khóa mật mã để tạo chữ ký số cho dữ liệu hóa đơn.
4. Hoàn tất quy trình: Hóa đơn được xử lý theo quy trình phát hành, bao gồm truyền dữ liệu đến cơ quan thuế khi áp dụng.

Chữ ký số giúp xác thực nguồn gốc và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu được ký. Tính hợp lệ của hóa đơn còn phụ thuộc vào chứng thư số, thẩm quyền ký và các quy định áp dụng.

2. Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?

Chữ ký số hợp lệ có thể có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong những trường hợp đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng.

Tại Việt Nam, chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được điều chỉnh bởi Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và Nghị định số 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025.

Đối với chữ ký số, giá trị pháp lý không chỉ phụ thuộc vào việc người dùng đã thực hiện thao tác ký. Chữ ký cần đáp ứng các điều kiện liên quan đến chứng thư số, khóa ký, tính toàn vẹn của dữ liệu và phạm vi sử dụng theo quy định.

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký tay không?

Hóa đơn điện tử được lập và xử lý dưới dạng dữ liệu điện tử, vì vậy chữ ký tay trên giấy không phải là phương thức ký hóa đơn điện tử.

Thay vào đó, doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu về lập, ký và phát hành hóa đơn điện tử áp dụng cho trường hợp của mình. Khi cần chữ ký số, doanh nghiệp phải sử dụng giải pháp đáp ứng những yêu cầu tương ứng.

Điều quan trọng là phân biệt hai vấn đề:

• Giá trị pháp lý: Chữ ký số hợp lệ có thể đáp ứng yêu cầu xác thực và ký kết theo pháp luật.
• Phương thức ký: Chữ ký số có thể được thực hiện bằng USB token hoặc giải pháp ký số từ xa phù hợp, chẳng hạn như HSM.

Vì vậy, doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng USB token chỉ để ký hóa đơn điện tử.

Tham khảo: Nghị định số 23/2025/NĐ-CP trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

3. Những bất tiện khi sử dụng USB Token

USB token đã được sử dụng phổ biến trong nhiều năm. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào thiết bị vật lý và phần mềm cài đặt trên máy tính có thể gây bất tiện cho doanh nghiệp hiện đại.

Phụ thuộc vào thiết bị vật lý

Người dùng cần có USB token khi thực hiện thao tác ký số yêu cầu thiết bị. Nếu quên mang theo, làm mất hoặc thiết bị gặp sự cố, công việc có thể bị gián đoạn.

Phụ thuộc vào máy tính và hệ điều hành

USB token thường cần phần mềm ký số hoặc trình điều khiển tương thích để hoạt động.

Tại Việt Nam, nhiều bộ công cụ ký số bằng USB token tập trung vào Windows. Khả năng hỗ trợ macOS có thể hạn chế tùy nhà cung cấp, trong khi việc sử dụng trên điện thoại thường không thuận tiện hoặc không được hỗ trợ trực tiếp.

Điều này gây khó khăn cho chủ doanh nghiệp muốn ký hóa đơn trên MacBook, iPhone, iPad hoặc thiết bị khác ngoài máy tính Windows tương thích.

Cần cài đặt phần mềm hỗ trợ

Tùy nhà cung cấp, người dùng có thể cần cài trình điều khiển, ứng dụng ký số hoặc thành phần hỗ trợ trình duyệt.

Khi đổi máy tính, cài lại hệ điều hành hoặc gặp lỗi tương thích, người dùng có thể phải cấu hình lại trước khi tiếp tục ký số.

Khó phối hợp giữa chủ doanh nghiệp và kế toán

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp và kế toán là hai người khác nhau. Nếu quy trình ký số phụ thuộc vào một USB token do một người giữ, việc phát hành hóa đơn có thể bị chậm trễ khi người đó không có mặt.

USB token vẫn có thể phù hợp với quy trình được tổ chức tốt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần quản lý thiết bị, mã PIN và quyền ký cẩn thận, đồng thời tránh chia sẻ thông tin xác thực không an toàn.

4. Ký số HSM: Không cần USB token, linh hoạt trên nhiều thiết bị

HSM là viết tắt của Hardware Security Module, tức mô-đun bảo mật phần cứng. Đây là hệ thống phần cứng chuyên dụng giúp bảo vệ khóa mật mã và thực hiện các thao tác mật mã trong môi trường được kiểm soát.

Với giải pháp ký số HSM từ xa, khóa ký được bảo vệ trong hạ tầng chuyên dụng thay vì yêu cầu người dùng trực tiếp cắm USB token vào máy tính.

Người dùng có thể thực hiện thao tác ký thông qua phần mềm hoặc nền tảng trực tuyến, tùy theo cách triển khai của nhà cung cấp.

HSM giải quyết những bất tiện nào?

• Không cần USB token: Không phải mang theo hoặc kết nối thiết bị vật lý.
• Linh hoạt trên nhiều thiết bị: Có thể ký trên máy tính Windows, macOS, điện thoại hoặc máy tính bảng có trình duyệt và phần mềm tương thích.
• Không phụ thuộc vào trình điều khiển USB token: Giảm nhu cầu cài đặt và quản lý phần mềm thiết bị trên từng máy tính.
• Thuận tiện khi làm việc từ xa: Chủ doanh nghiệp có thể xử lý công việc khi không ở văn phòng, tùy theo cơ chế xác thực và phân quyền.
• Hỗ trợ quản lý tập trung: Nhà cung cấp có thể triển khai các biện pháp xác thực, kiểm soát quyền ký và theo dõi hoạt động ký số.

HSM không tự động loại bỏ mọi rủi ro bảo mật. Doanh nghiệp vẫn cần xác thực người ký, bảo vệ tài khoản và quản lý quyền truy cập đúng cách.

5. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số công cộng nào?

Không phải mọi loại chữ ký điện tử đều có thể thay thế cho nhau trong mọi giao dịch.

Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn chữ ký số phù hợp với yêu cầu pháp luật áp dụng. Khi sử dụng chữ ký số công cộng, chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đáp ứng các điều kiện cấp phép theo quy định.

Điểm quan trọng là HSM và USB token là những phương thức triển khai kỹ thuật, không phải hai cấp độ giá trị pháp lý khác nhau. Giá trị pháp lý phụ thuộc vào chữ ký số, chứng thư số, nhà cung cấp dịch vụ và việc đáp ứng các điều kiện pháp luật, chứ không chỉ phụ thuộc vào việc khóa ký được lưu trữ ở đâu.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn ký số bằng USB token hoặc ký số từ xa qua HSM, miễn là giải pháp được sử dụng đáp ứng các yêu cầu liên quan.

6. Kiểm tra trạng thái chứng thư số trước khi ký

Một yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua khi lựa chọn giải pháp ký số là trạng thái của chứng thư số.

Theo Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, người ký có nghĩa vụ kiểm tra trạng thái chứng thư số trước khi ký. Người nhận cũng cần kiểm tra các thông tin và trạng thái chứng thư theo quy định trước khi chấp nhận chữ ký số.

Một chứng thư số có hiệu lực phải còn thời hạn và không bị tạm dừng hoặc thu hồi. Nếu chứng thư số bị tạm dừng, bị thu hồi hoặc hết hạn tại thời điểm thực hiện ký, chữ ký không đáp ứng điều kiện hiệu lực tương ứng.

Đối với chữ ký số công cộng, việc kiểm tra còn liên quan đến trạng thái chứng thư số của nhà cung cấp dịch vụ theo quy trình được quy định.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc ký được hóa đơn. Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm chứng thư số còn hiệu lực, được sử dụng đúng phạm vi và đáp ứng các yêu cầu kiểm tra cần thiết.

Tham khảo: Điều 15 và Điều 16 của Nghị định số 23/2025/NĐ-CP.

7. invoi.vn: Chữ ký số HSM tích hợp miễn phí trong mọi tài khoản

Với invoi.vn, doanh nghiệp có thể lập và quản lý hóa đơn điện tử cùng báo giá, khách hàng, nhà cung cấp và các thông tin tài chính liên quan trên một nền tảng.

Chữ ký số HSM được tích hợp trong mọi tài khoản Invoi.vn mà không thu phí riêng cho tính năng ký số này.

Bạn không cần mua hoặc cắm USB token để sử dụng giải pháp HSM tích hợp của Invoi. Việc ký số được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến trên thiết bị tương thích, theo cơ chế xác thực của giải pháp.

Những gì bạn có thể làm với Invoi.vn

• Lập và quản lý hóa đơn điện tử trên cùng nền tảng.
• Sử dụng chữ ký số HSM tích hợp mà không cần USB token.
• Làm việc trên các thiết bị được hỗ trợ, bao gồm máy tính và thiết bị di động.
• Quản lý báo giá, hóa đơn, khách hàng và nhà cung cấp tại một nơi.
• Phối hợp với kế toán trên cùng dữ liệu doanh nghiệp.

Invoi được xây dựng để chủ doanh nghiệp và kế toán có thể làm việc trên cùng một nền tảng, với thông tin được quản lý tập trung thay vì phân tán qua nhiều thiết bị, email và tin nhắn.

Không cần USB token. Không phải trả thêm phí riêng cho HSM. Tập trung vào công việc kinh doanh của bạn.

Khám phá Invoi.vn tại https://invoi.vn/

8. Có nên chuyển từ USB token sang HSM?

Điều này phụ thuộc vào quy trình làm việc, yêu cầu pháp lý và giải pháp chữ ký số hiện tại của doanh nghiệp.

USB Token vẫn có thể phù hợp nếu doanh nghiệp đã có quy trình ký số ổn định, sử dụng máy tính tương thích và không gặp khó khăn trong việc quản lý thiết bị.

Ngược lại, HSM đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp muốn:

• Ký số trên nhiều loại thiết bị.
• Giảm sự phụ thuộc vào máy tính Windows và thiết bị USB.
• Hỗ trợ chủ doanh nghiệp làm việc từ xa.
• Đơn giản hóa quy trình phối hợp giữa chủ doanh nghiệp và kế toán.
• Giảm việc cài đặt và quản lý thiết bị ký số.

Trước khi lựa chọn, hãy kiểm tra nhà cung cấp, chứng thư số, quy trình xác thực, phạm vi sử dụng, khả năng kiểm tra trạng thái chứng thư và mức độ đáp ứng các quy định áp dụng cho hóa đơn điện tử.

Kết luận

USB token là một phương thức phổ biến để sử dụng chữ ký số, nhưng không phải lựa chọn duy nhất cho hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Ký số HSM cho phép thực hiện thao tác ký từ xa mà không cần phụ thuộc vào thiết bị USB vật lý, đồng thời hỗ trợ làm việc linh hoạt hơn trên các thiết bị tương thích.

Với Invoi.vn, chữ ký số HSM được tích hợp trong mọi tài khoản mà không thu phí riêng cho tính năng này, giúp doanh nghiệp quản lý báo giá, hóa đơn và tài chính thuận tiện hơn.

Trải nghiệm invoi.vn và quản lý báo giá, hóa đơn cùng tài chính doanh nghiệp trên một nền tảng: https://invoi.vn/