Danh mục nói tiền này thuộc loại gì — bán hàng, thuê mặt bằng, thuế GTGT, chuyển giữa tài khoản của chính bạn. Invoi có cây hai cấp: nhóm cha để duyệt, danh mục con để gắn thật sự.
Cùng một danh sách trên hóa đơn, chi phí, và dòng ngân hàng cùng tiền mặt. Sửa ở Cài đặt → Danh mục.
#Để làm gì
Hóa đơn không có danh mục vẫn là hóa đơn thuế hợp lệ. Danh mục là cho bạn — để danh sách tờ đã xuất còn trả lời được “bán cái gì?” và “chi vào đâu?”
- Nhìn cơ cấu, không chỉ tổng. Đã khớp / chưa khớp nói tiền đã vào chưa. Danh mục nói khoản đó là bán hàng hóa, retainer, hay hoàn tiền cho khách.
- Một bộ tên với kế toán. Cùng tên trên doanh thu, hóa đơn mua vào, và dòng ngân hàng. Cuối tháng không phải ba file Excel, ba cách gọi tiền thuê.
- Lọc và báo cáo khỏi phân loại lại. Cần cả doanh thu quý này, hay chỉ tư vấn? Lọc theo nhóm cha, hoặc chọn đúng lá. File xuất giữ danh mục, sổ sách nhận đã xếp sẵn.
- Tách thuế, vận hành, và tiền chủ. Thuế GTGT nộp không phải “phí”. Chủ rút vốn không phải lương. Trộn các khoản đó thì lãi/lỗ trông đẹp (hoặc xấu) hơn thật.
- Đỡ đoán về sau. Dùng khi trên mỗi dòng là quy tắc ngắn để chọn một lần lúc tạo hóa đơn — không phải hỏi lại trên Zalo tháng Ba.
Biết dòng đó là gì thì đừng để Chưa phân loại. Chỉ cần thói quen đó.
#Cách hoạt động
- Nhóm cha chỉ để nhóm, không chọn được. Doanh thu, Vận hành, Thuế & nhà nước — chúng gom danh sách. Không gắn hóa đơn vào nhóm cha.
- Gắn danh mục con. Doanh thu bán hàng hóa, Thuê văn phòng, Nộp thuế GTGT. Bộ chọn chỉ đưa những lá đó.
- Lọc theo nhóm cha thì gồm hết con. Lọc hóa đơn theo Doanh thu sẽ ra mọi danh mục bán hàng bên dưới.
- Danh mục hệ thống khóa. Bộ có sẵn không đổi tên, không xóa. Di chuột vào icon thông tin để xem Dùng khi.
- Thêm danh mục riêng nếu thiếu lá. Tên tự tạo giữ đúng như bạn gõ.
#Gắn ở đâu
Khi tạo hóa đơn, mở Thêm rồi chọn Danh mục. Trên tờ đã xuất hoặc chi phí, cùng bộ chọn nằm trong Chi tiết thêm.
Chứng từ giữ danh mục đó. Khớp chuyển khoản ngân hàng không đổi mã hóa đơn hay chi phí — tờ bán hoặc tờ mua vẫn là đúng loại đó.
Trên Tổng quan → Ngân hàng & tiền mặt:
- Dòng chưa khớp trên ngân hàng đã liên kết, và Tiền mặt, dùng cùng cây. Chọn một lá (lãi, phí ngân hàng, lương, chủ, chuyển nội bộ, v.v.) để rời Cần khớp mà không bịa một tờ hóa đơn. Không cần hóa đơn cũng vậy khi không có chứng từ để gắn.
- Dòng đã khớp lấy danh mục từ chứng từ: Tiền vào từ hóa đơn bán, Tiền ra từ chi phí. Không chọn danh mục lần hai trên phần đã khớp. Một chuyển khoản trả nhiều tờ thì mỗi phần lấy danh mục riêng. Phần còn lại vẫn gắn danh mục được.
- Số dư Invoi không khớp hóa đơn. Mọi dòng đều gắn danh mục.
Xem Khớp thanh toán.
Bảng dưới khớp danh sách trong app. Danh mục là thứ bạn chọn. Dùng khi là gợi ý trên icon thông tin.
#Doanh thu
Tiền chảy vào doanh nghiệp.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Thu nhập chung | Thu nhập chung không thuộc các danh mục khác |
| Doanh thu bán hàng hóa | Doanh thu bán sản phẩm vật lý hoặc số |
| Doanh thu dịch vụ | Doanh thu từ cung cấp dịch vụ |
| Doanh thu tư vấn | Doanh thu từ hợp đồng tư vấn |
| Doanh thu định kỳ | Doanh thu định kỳ (SaaS, hội viên) |
| Lãi tiền gửi | Lãi tiền gửi hoặc đầu tư |
| Thu nhập khác | Các nguồn thu nhập khác |
| Hoàn tiền cho khách | Hoàn tiền cho khách hàng (làm giảm doanh thu) |
| Chargeback & tranh chấp | Tranh chấp thanh toán và chargeback (làm giảm doanh thu) |
#Giá vốn hàng bán
Chi phí trực tiếp để tạo ra hàng bạn bán.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Hàng tồn kho | Mua hàng tồn kho để bán lại |
| Chi phí sản xuất | Chi phí sản xuất và gia công |
| Vận chuyển hàng nhập | Cước vận chuyển hàng nhập |
| Thuế nhập khẩu & hải quan | Thuế nhập khẩu và phí hải quan |
#Bán hàng & Marketing
Chi để tìm khách và phát triển kinh doanh.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Marketing | Hoạt động marketing chung |
| Quảng cáo | Quảng cáo trả phí (Google, Meta, LinkedIn, v.v.) |
| Website | Hosting website, tên miền, dịch vụ thiết kế |
| Sự kiện | Hội nghị, triển lãm, sự kiện tự tổ chức |
| Ấn phẩm & quà tặng | Quà tặng, ấn phẩm, đồ nhận diện thương hiệu |
#Vận hành
Chi phí chạy công ty hàng ngày.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Văn phòng phẩm | Văn phòng phẩm, đồ dùng nhỏ |
| Thuê văn phòng, mặt bằng | Thuê văn phòng hoặc không gian làm việc |
| Điện, nước | Điện, nước, gas |
| Cơ sở vật chất | Vệ sinh, bảo trì, sửa chữa |
| Thiết bị | Mua thiết bị có giá trị lớn |
| Internet & điện thoại | Internet, gói điện thoại |
| Vận chuyển | Vận chuyển đi và bưu phí |
#Dịch vụ chuyên môn
Thuê chuyên môn bên ngoài và bảo vệ.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Phí dịch vụ chuyên môn | Kế toán, luật sư, tư vấn |
| Nhà thầu & freelancer | Freelancer và nhân sự hợp đồng |
| Bảo hiểm | Phí bảo hiểm doanh nghiệp |
#Nhân sự
Chi liên quan đến đội ngũ.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Lương | Lương và tiền công nhân viên |
| Đào tạo | Đào tạo, khóa học, chứng chỉ |
| Phúc lợi | Bảo hiểm sức khỏe, hưu trí, phúc lợi |
#Công tác & tiếp khách
Đi công tác và tiếp khách.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Công tác | Vé máy bay, khách sạn, thuê xe, đi lại |
| Ăn uống & tiếp khách | Ăn uống công việc và tiếp khách |
| Hoạt động tập thể | Hoạt động team, giải trí khách hàng |
#Công nghệ
Phần mềm và gói dịch vụ số.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Phần mềm | Đăng ký SaaS, giấy phép phần mềm |
| Gói đăng ký khác | Ấn phẩm, hội viên, dịch vụ không phải phần mềm |
#Ngân hàng & tài chính
Giao dịch tài chính và phí.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Chuyển khoản | Chuyển khoản thông thường |
| Thanh toán thẻ tín dụng | Thanh toán sao kê thẻ tín dụng |
| Phí ngân hàng | Phí ngân hàng, phí chuyển tiền |
| Giải ngân khoản vay | Tiền nhận từ khoản vay |
| Trả gốc khoản vay | Trả gốc khoản vay |
| Chi phí lãi vay | Lãi vay hoặc thẻ tín dụng |
| Tiền về từ cổng thanh toán | Đối soát từ cổng thanh toán (Stripe, PayPal) |
| Phí cổng thanh toán | Phí xử lý thanh toán |
| Phí khác | Các phí tài chính khác |
#Tài sản
Chi phí vốn và khoản trả trước.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Tài sản cố định | Thiết bị lớn, phương tiện, tài sản |
| Chi phí trả trước | Đăng ký trả trước theo năm, tiền thuê trả trước |
#Nợ phải trả
Nghĩa vụ và khoản ghi nhận trước.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Thuê tài sản | Thanh toán thuê thiết bị hoặc mặt bằng |
| Doanh thu chưa thực hiện | Tiền nhận trước cho dịch vụ chưa cung cấp |
#Thuế & nhà nước
Nộp thuế và phí nhà nước. Ở Việt Nam, Nộp thuế GTGT là chỗ ghi thuế GTGT bạn nộp.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Nộp thuế GTGT | Nộp thuế GTGT và thuế bán hàng |
| Nộp thuế bán hàng | Khấu trừ/nộp thuế bán hàng |
| Nộp thuế TNDN | Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp |
| Nộp thuế TNCN & bảo hiểm | Nộp thuế/bảo hiểm từ lương |
| BHXH & thuế do doanh nghiệp đóng | Phần thuế/bảo hiểm do người sử dụng lao động chịu |
| Phí & lệ phí nhà nước | Giấy phép, lệ phí, phí nộp hồ sơ |
#Chủ sở hữu & vốn
Giao dịch giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Chủ sở hữu rút vốn | Tiền chủ sở hữu rút ra |
| Góp vốn | Tiền chủ sở hữu góp vào doanh nghiệp |
| Ủng hộ từ thiện | Quyên góp từ thiện |
#Hệ thống
Chỗ đỗ tạm. Khi biết dòng đó là gì, chọn danh mục con thật.
| Danh mục | Dùng khi |
|---|---|
| Chưa phân loại | Giao dịch chưa được phân loại |
| Khác | Giao dịch không thuộc danh mục nào khác |
| Chuyển tiền nội bộ | Chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn |