Khớp nối một dòng ngân hàng thật với chứng từ nó tất toán: hóa đơn bán trên Tiền vào, hoặc chi phí trên Tiền ra. Chưa có mối nối đó thì “đã thu” vẫn là đoán — khách có thể đã chuyển, hoặc bạn đánh dấu tờ đã thu trong khi tiền vào còn nằm Cần khớp.
Tải sao kê trước. Xem Tài khoản ngân hàng.
#Khớp và đánh dấu đã thu
Hai việc khác nhau.
Khớp — bạn chọn dòng ngân hàng (hoặc các tờ nó trả). Chuyển khoản và chứng từ chia một số tiền. Trên hóa đơn bán, trả đủ → Đã khớp. Trả một phần số còn nợ → Khớp một phần. Số đó rời Cần khớp trên dòng ngân hàng. Trên chi phí, nhãn cơ quan thuế giữ nguyên (đã duyệt, đã điều chỉnh, đã thay thế). Khớp là tất toán: dòng tiền ra hiện tờ hóa đơn mua vào.
Đánh dấu đã thanh toán không qua ngân hàng — ghi chứng từ đã tất toán không gắn dòng sao kê. Hóa đơn bán: thu tiền mặt (Đã thu tiền mặt vào Tiền mặt), hoặc cấn trừ / điều chỉnh không có tiền đổi chủ (Đánh dấu đã thanh toán, không ghi tiền). Chi phí: Đã chi tiền mặt (trừ quỹ tiền mặt), hoặc cùng lựa chọn không ghi tiền. Danh sách ngân hàng không đổi. Nếu tiền thật sự đi tài khoản đã liên kết, cuối tháng vẫn còn dòng Cần khớp.
Ưu tiên khớp khi tiền vào tài khoản đã liên kết. Đánh dấu tay khi tiền không đi ngân hàng đó.
Dòng không phải hóa đơn khách hay nhà cung cấp — lãi, phí ngân hàng, lương, chủ, chuyển giữa tài khoản mình — rời Cần khớp khi chọn Không cần hóa đơn, hoặc gắn danh mục. Dòng đã khớp lấy danh mục từ chứng từ. Không chọn lần hai.
#Cách khớp
Invoi chấm hóa đơn còn mở với Tiền vào chưa khớp, và chi phí còn mở với Tiền ra chưa khớp (và chiều ngược lại):
- Mã trong nội dung chuyển khoản (ký hiệu + số) — tín hiệu mạnh nhất. Hóa đơn web đã để số đó trong nội dung.
- Số tiền: đúng, gần, hoặc tương tự. Hóa đơn GTGT so với số gộp còn nợ (số trên danh sách là chưa VAT; chuyển khoản thường là gộp).
- Ngày gần ngày xuất hóa đơn hoặc chi phí
- Tên khách trên tiền vào so với tờ hóa đơn; tên nhà cung cấp trên tiền ra so với chi phí
Gợi ý hiện lý do đó. Bạn vẫn xác nhận. Một chuyển khoản trả được nhiều tờ, hoặc một phần một tờ. Nếu vài tờ cùng khách (hoặc cùng nhà cung cấp) cộng đúng số chuyển, chúng có thể được chọn sẵn.
#Từ sao kê ngân hàng
- Mở Tổng quan → Ngân hàng & tiền mặt, rồi tài khoản, sau khi tải sao kê.
- Dòng chưa khớp hiện Cần khớp ở cột hóa đơn. Lãi và dòng không phải chứng từ đã có danh mục thì hiện Không cần hóa đơn.
- Trên Tiền vào, chọn Khớp với hóa đơn…. Trên Tiền ra, chọn Khớp với chi phí….
- Chọn một hoặc nhiều hóa đơn hoặc chi phí còn mở. Sửa số tiền từng tờ nếu chuyển khoản là trả một phần hoặc gộp nhiều tờ. Phần còn lại vẫn Cần khớp.
- Xác nhận. Dòng ngân hàng hiện mã hóa đơn hoặc chi phí đã khớp. Cột danh mục lấy từ tờ đó.
Sửa khớp sau được từ bút chì trên dòng ngân hàng. Hủy khớp trên hóa đơn (Thêm) xóa lần khớp ghi nhầm, chuyển khoản trở lại Cần khớp.
#Từ một hóa đơn
- Mở tờ đã xuất còn chưa khớp đủ.
- Thêm → Khớp (khớp giao dịch ngân hàng).
- Chọn khoản tiền vào gợi ý, hoặc Xem giao dịch khác. Nút xác nhận tắt đến khi có chuyển khoản đang hiện được chọn.
- Hoặc chọn Đánh dấu đã thanh toán không qua ngân hàng và nói cách: tiền mặt, hoặc không ghi tiền.
#Từ một chi phí
- Mở chi phí đã đồng bộ.
- Thêm → Thanh toán (khớp giao dịch ngân hàng).
- Chọn khoản tiền ra gợi ý, hoặc Xem giao dịch khác. Xác nhận.
- Hoặc đánh dấu đã thanh toán không qua ngân hàng: tiền mặt, hoặc không ghi tiền.
Cùng khoản thanh toán đó cũng khớp được từ sao kê với Khớp với chi phí….
#Kế toán được gì
Khớp là việc chủ làm trong ngày. Chốt sổ nhanh hơn khi việc đó đã xong.
- Đã khớp / chưa khớp trên danh sách hóa đơn theo đúng ngân hàng, không phải ảnh Zalo
- Trả một phần vẫn nhìn thấy, không bị tưởng đã khớp đủ
- Xuất sao kê có thể một dòng mỗi hóa đơn hoặc chi phí đã khớp, kèm số đã khớp — vào sổ được mà không tách một cục chuyển khoản bằng tay
- Danh mục trên dòng chưa khớp giải thích phí, lãi, tiền chủ. Dòng đã khớp lấy danh mục từ chứng từ.
- Mời kế toán vào cùng workspace để khỏi hỏi lại chuyển khoản nào ra tờ nào. Xem Mời kế toán
Invoi không phải sổ cái. Kế toán vẫn hạch toán trên MISA hoặc FAST. Khớp nghĩa là chỗ làm chung và file xuất đã biết tiền nào vào. Xem Xuất dữ liệu.
#Gói
Đối chiếu ngân hàng có trên gói Solo+ trở lên. Quản lý chi phí nằm trong gói VIP. Xem Gói & giá.