Hóa đơn GTGT chỉ hợp lệ khi đủ thông tin bắt buộc và đã được ký. Invoi lấy phần lớn từ hồ sơ công ty và hồ sơ khách.
#Ngôn ngữ và loại tiền
- Tờ hóa đơn phải viết tiếng Việt. Tiếng Anh có thể để cạnh, thường trong ngoặc — mẫu song ngữ của Invoi làm sẵn việc này.
- Số tiền phải ghi bằng VND. Nếu có USD hoặc EUR thì quy đổi ra VND trên cùng tờ. Tổng bằng VND mới là số chính.
#Bên bán (công ty bạn)
- Tên pháp lý
- Địa chỉ
- MST
- Chữ ký số kèm thời gian ký
Lấy từ Cài đặt → Hồ sơ công ty. Invoi ký trên trình duyệt và đóng dấu thời gian — bạn không phải ghi giờ ký tay.
#Bên mua (khách của bạn)
Khi khách là doanh nghiệp:
- Tên pháp lý
- Địa chỉ
- MST
Invoi tra được từ MST, khỏi gõ tay. Xem Khách hàng.
Khi khách là cá nhân:
- Họ và tên
- Địa chỉ
- Số CCCD hoặc hộ chiếu
Khách không lấy hóa đơn thì tên, địa chỉ và mã số thuế có thể để trống theo quy định hiện hành. Invoi có sẵn người mua hệ thống cho trường hợp này.
#Trên tờ hóa đơn
- Tên hóa đơn — ví dụ *HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG* / *VAT INVOICE*
- Ký hiệu và số hóa đơn
- Ngày xuất
- Dòng hàng: tên hàng / dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế suất GTGT và tiền thuế (hoặc cách xử lý đúng khi không chịu thuế)
- Tổng phải trả
- Tổng tiền bằng chữ
- Loại tiền VND (ngoại tệ chỉ là số quy đổi thêm)
Sau khi cơ quan thuế nhận tờ, sẽ có thêm mã CQT. Mã này không phải bạn điền — hệ thống trả về sau khi xử lý.
#Ghi chú khi điều chỉnh hoặc thay thế
Tờ điều chỉnh hoặc thay thế không hợp lệ nếu thiếu ghi chú trỏ về tờ gốc:
- đây là tờ điều chỉnh hay thay thế
- số tờ gốc
- ký hiệu tờ gốc
- ngày xuất tờ gốc
Invoi tự viết ghi chú này, ví dụ: *Điều chỉnh cho hóa đơn [ký hiệu], [số], [ngày]* hoặc *Thay thế cho hóa đơn [ký hiệu], [số], [ngày]*.
#Không bắt buộc, nhưng nên có
- Điều khoản thanh toán và tài khoản ngân hàng
- Số đơn / hợp đồng
- Chiết khấu — theo dòng hoặc trên tổng
- Ghi chú thêm cho khách (ngoài ghi chú điều chỉnh / thay thế bắt buộc)
#Xem lại trước khi ký
Sai MST, sai tên khách, thiếu CCCD với khách cá nhân, hoặc thiếu thuế suất thường phải điều chỉnh hoặc thay thế. Tra khách từ MST (hoặc điền CCCD / hộ chiếu) rồi hãy ký.