Nhãn trên tờ hóa đơn nói hai việc: cơ quan thuế đã nhận tờ chưa, và tờ đã khớp với giao dịch ngân hàng chưa.
#Sau khi ký
- Đang xử lý — đã ký và gửi lên cơ quan thuế. Đang chờ mã CQT. Chưa tính là đã xuất xong. Xem Cách hoạt động.
- Đã duyệt — cơ quan thuế chấp nhận và cấp mã CQT. Đây là tờ thật.
- Không hợp lệ — cơ quan thuế từ chối. Sửa thông tin rồi xuất lại.
- Đã gửi — bạn đã gửi cho khách (email, link web, hoặc PDF). Tờ vẫn là tờ đã duyệt. Xem Hóa đơn web.
#Khớp ngân hàng
Ở Việt Nam, phần lớn doanh nghiệp xuất hóa đơn khi khách đã trả tiền. Nên thay vì đã thanh toán / chưa thanh toán / quá hạn, Invoi theo dõi tiền đã khớp — gắn với giao dịch ngân hàng thật — hay chưa. Các nhãn này chỉ có sau khi tờ đã xuất.
- Chưa khớp — đã xuất (đã duyệt hoặc đã gửi), chưa gắn giao dịch ngân hàng nào. Đây là bộ lọc trên danh sách, không phải nhãn riêng.
- Khớp một phần — một phần số còn nợ đã khớp hoặc ghi nhận; phần còn lại vẫn mở.
- Đã khớp — thu đủ, từ chuyển khoản khớp hoặc khoản thu bạn ghi nhận tay.
Danh sách hóa đơn lọc theo đúng logic này: Đang xử lý, Chưa khớp, Đã khớp, cùng Đã điều chỉnh và Đã thay thế.
#Sau khi sửa tờ đã xuất
- Đã điều chỉnh — chỉ gửi phần chênh. Xem Điều chỉnh hóa đơn.
- Đã thay thế — tờ mới thay tờ cũ. Xem Thay thế hóa đơn.
Hóa đơn đã xuất không hủy được. Dùng điều chỉnh hoặc thay thế.
Hóa đơn web khách mở không hiện Đã gửi hay Đã khớp. Họ thấy Đã cấp mã CQT, trừ khi tờ đang xử lý, đã điều chỉnh, đã thay thế, hoặc không hợp lệ.
Muốn xem trên hệ thống thuế, không phải nhãn Invoi, dùng Tra cứu hóa đơn điện tử.