Hóa đơn GTGT điện tử không chỉ là file PDF gửi email. Định dạng chính thức ở Việt Nam là XML — đó là file được ký và gửi lên cơ quan thuế. PDF chỉ là bản để đọc. Vẫn phải ký số, nộp, và có mã rồi mới tính là đã xuất xong.
#Các bước
- Đăng ký dùng hóa đơn điện tử bằng tờ DK01 (01/ĐKTĐ-HĐĐT). Trên Invoi làm ở Cài đặt → Hồ sơ công ty. Xem eSignature & DK01.
- Tạo hóa đơn — khách, ký hiệu, dòng hàng, thuế GTGT. Xem Tạo hóa đơn.
- Ký XML bằng chữ ký số. Mọi gói Invoi đều có eSignature trên mây, không tính thêm. Ký hàng ngày không cần USB token.
- Gửi XML lên cơ quan thuế. Invoi nộp hộ bạn.
- Nhận mã CQT. Chưa có mã thì tờ vẫn đang xử lý.
- Gửi cho khách — email, link web, hoặc PDF. Đó là bản sao. Tờ chính thức vẫn là XML. Xem Hóa đơn web.
- Giữ XML (file pháp lý) và PDF (để đọc, in). Kế toán vào sổ từ XML. Xem Xuất dữ liệu.
#“Đang xử lý” nghĩa là gì
Sau khi bạn ký và nộp, hệ thống thuế kiểm tra tờ hóa đơn. Trạng thái đang xử lý cho đến khi mã CQT về. Chưa có mã thì chưa coi là đã xuất xong. Xem Trạng thái hóa đơn.
#Sau khi đã xuất
Cần sửa vài dòng? Điều chỉnh — Invoi nộp 04/SS-HĐĐT hộ bạn. Cần làm lại cả tờ? Thay thế, cũng nộp 04/SS-HĐĐT.
Ai cũng tra được tờ đã lên hệ thống thuế chưa tại Tra cứu hóa đơn điện tử. Xem Tra cứu hóa đơn điện tử.